A causa dell’emergenza sanitaria, molte riunioni e incontri sono approdati online durante il confinamento.
La necessità di continuare a garantire il distanziamento fisico induce a proseguire in questa direzione. Così gli incontri virtuali, non soltanto nel B2B, avvengono su Zoom, GoToMeeting, Webex e Skype.
Se i partecipanti parlano lingue diverse, la prima cosa da fare è ricorrere a un interprete professionista che opererà da remoto.
Anche se la piattaforma è online, entrano in gioco più o meno gli stessi fattori dei meeting in presenza, incluse le differenze culturali fra gli interlocutori, ossia collaboratori, clienti effettivi o potenziali, partner di culture diverse.
Ad esempio, cambiano le aspettative e gli stili comunicativi.
Come gestire le differenze culturali che si manifestano negli incontri virtuali?
Evitare i ritardi
Non ci sono scuse sul traffico o il ritardo dei mezzi pubblici che ti hanno impedito di arrivare puntuale al luogo della riunione. L’incontro è virtuale e dovresti organizzarti con il giusto anticipo per essere puntuale.
Infatti la concezione del tempo e la puntualità variano da una cultura all’altra: la puntualità è un requisito essenziale per un tedesco o un inglese, mentre è poco rispettata da un italiano o uno spagnolo.
Dopo aver fissato l’orario dell’incontro tenendo conto del fuso orario (e averlo specificato chiaramente), occorre rispettarlo a tutti i costi.
Meglio giocare d’anticipo per verificare la connessione internet e le impostazioni audio e video, evitando di perdere tempo con problemi tecnici che ritardano l’inizio della riunione.
Non rispettare il tempo dell’altro è un atto sgarbato ed egoista: con il tuo ritardo stai sprecando il suo tempo. Ed è un pessimo punto di partenza.
Concedere spazio ai convenevoli
Per alcune culture il tempo è denaro. Ad esempio, gli americani vanno subito dritti al punto per evitare di perdere tempo.
Invece per molte culture latinoamericane, arabe e orientali, occorre lasciare spazio ai convenevoli prima di andare al cuore della questione, perché si tratta di una forma di garbo.
Alla luce della pandemia che ha colpito tutto il pianeta, chiedere all’interlocutore come sta è una gentilezza da non trascurare che dimostra l’interesse per il suo benessere.
Esplicitare le regole della videoconferenza
Prima di passare ai punti all’ordine del giorno, è meglio chiarire come si svolgerà l’incontro virtuale: tenere il microfono muto durante l’intervento di un partecipante, alzare la mano o scrivere nella chat per prenotare un intervento, porre le domande alla fine di una presentazione.
L’interruzione è mal tollerata soprattutto nel contesto virtuale.
Rispettare i turni di parola
Non bisogna interrompere chi parla, il che può essere difficile per un italiano o un latinoamericano che tendono a introdursi in un intervento per dire la propria.
Se questa tendenza è generalmente considerata come una dimostrazione di scortesia e maleducazione, online è ancora più evidente e crea fastidiosi accavallamenti: tra i ritardi dell’etere, l’effetto eco e le voci che si sovrappongono, la concentrazione cala, si perde il filo del discorso e anche la pazienza.
Non dimenticare il follow up
Dato che gli incontri virtuali richiedono più energia e concentrazione di quelli in presenza, non è detto che tutti abbiano assimilato i punti trattati.
Allora è preferibile un follow up per iscritto alla fine della riunione: condividere i file di lavoro opportunamente tradotti, sollecitare commenti scritti e proseguire la conversazione per email, soprattutto se qualche partecipante si è sentito escluso o non è intervenuto durante la videoconferenza.
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