Scrivere email è un’attività che fai ogni giorno, un processo ormai indispensabile nei rapporti commerciali in cui le parole diventano l’elemento fondamentale della comunicazione.
Quando scrivi una email, non puoi basarti sul linguaggio del corpo o sul tono della voce dell’interlocutore, quindi il rapporto professionale è interamente fondato sulle parole, che assumono un’importanza decisiva.
La situazione è decisamente più complessa nello scambio di email con un partner o cliente di un’altra cultura. Non devi tener conto soltanto delle barriere linguistiche, ma andare oltre l’aspetto prettamente linguistico e imparare a riconoscere le differenze culturali.
Le aspettative influenzano il modo in cui consideriamo le email:
- una email breve e concisa è un segno di indelicatezza oppure di rispetto del tempo a disposizione del destinatario?
- è preferibile un approccio più personale e amichevole quando scrivi una email o in questo modo la professionalità ne risente?
Sorpresa! Non esiste una risposta universale a queste domande, perché tutto dipende dalle differenze culturali, quindi devi essere in grado di adattarti allo stile di comunicazione dell’interlocutore a seconda della sua appartenenza a una cultura ad alto o basso contesto.
Culture ad alto contesto
Esempi: Germania, Stati Uniti, Francia
Le culture ad alto contesto preferiscono andare dritti al punto senza tanti giri di parole. Le informazioni richieste e fornite sono precise e chiare. Esiste una maggiore formalità, l’email è considerata un mezzo di comunicazione rapido e conciso e un approccio poco personale non deve essere interpretato come un segno di scortesia o freddezza.
Culture a basso contesto
Esempi: Cina, Giappone, Spagna
Le culture a basso contesto prediligono uno scambio di informazioni più dettagliato e un approccio più personale e informale. L’enfasi è posta sul rapporto interpersonale e non solo sul piano professionale. Prova a personalizzare l’email per stabilire una maggiore connessione con l’interlocutore, aggiungendo un tocco personale (esempi: “Spero che il viaggio di ritorno sia andato bene”, “Congratulazioni per il lancio del nuovo prodotto!”).
Il tempo e il fuso orario
La puntualità è sempre apprezzata, soprattutto quando si tratta di scadenze e tempistiche da rispettare. Anche la rapidità di risposta conta molto nello scambio di email.
Se rispondi alla email di un potenziale partner o cliente cinese dopo un giorno, considera che per lui sono trascorsi due giorni. Non dimenticare mai che il fuso orario influenza il tempo che intercorre nelle relazioni scritte.
Se mostri una maggiore sensibilità a questi aspetti quando scrivi email di lavoro, non solo riesci ad ampliare i tuoi orizzonti, ma hai anche la possibilità di stabilire rapporti professionali solidi e duraturi con chi sta dall’altra parte dello schermo.
