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Scrivere email considerando le differenze culturali

Scrivere email è un’attività che fai ogni giorno, un processo ormai indispensabile nei rapporti commerciali in cui le parole diventano l’elemento fondamentale della comunicazione.

Quando scrivi una email, non puoi basarti sul linguaggio del corpo o sul tono della voce dell’interlocutore, quindi il rapporto professionale è interamente fondato sulle parole, che assumono un’importanza decisiva.

La situazione è decisamente più complessa nello scambio di email con un partner o cliente di un’altra cultura. Non devi tener conto soltanto delle barriere linguistiche, ma andare oltre l’aspetto prettamente linguistico e imparare a riconoscere le differenze culturali.

Le aspettative influenzano il modo in cui consideriamo le email:

una email breve e concisa è un segno di indelicatezza oppure di rispetto del tempo a disposizione del destinatario?
è preferibile un approccio più personale e amichevole quando scrivi una email o in questo modo la professionalità ne risente?

Sorpresa! Non esiste una risposta universale a queste domande, perché tutto dipende dalle differenze culturali, quindi devi essere in grado di adattarti allo stile di comunicazione dell’interlocutore a seconda della sua appartenenza a una cultura ad alto o basso contesto.

Culture ad alto contesto
Esempi: Germania, Stati Uniti, Francia
Le culture ad alto contesto preferiscono andare dritti al punto senza tanti giri di parole. Le informazioni richieste e fornite sono precise e chiare. Esiste una maggiore formalità, l’email è considerata un mezzo di comunicazione rapido e conciso e un approccio poco personale non deve essere interpretato come un segno di scortesia o freddezza.

Culture a basso contesto
Esempi: Cina, Giappone, Spagna
Le culture a basso contesto prediligono uno scambio di informazioni più dettagliato e un approccio più personale e informale. L’enfasi è posta sul rapporto interpersonale e non solo sul piano professionale. Prova a personalizzare l’email per stabilire una maggiore connessione con l’interlocutore, aggiungendo un tocco personale (esempi: “Spero che il viaggio di ritorno sia andato bene”, “Congratulazioni per il lancio del nuovo prodotto!”).

Il tempo e il fuso orario
La puntualità è sempre apprezzata, soprattutto quando si tratta di scadenze e tempistiche da rispettare. Anche la rapidità di risposta conta molto nello scambio di email.
Se rispondi alla email di un potenziale partner o cliente cinese dopo un giorno, considera che per lui sono trascorsi due giorni. Non dimenticare mai che il fuso orario influenza il tempo che intercorre nelle relazioni scritte.

Se mostri una maggiore sensibilità a questi aspetti quando scrivi email di lavoro, non solo riesci ad ampliare i tuoi orizzonti, ma hai anche la possibilità di stabilire rapporti professionali solidi e duraturi con chi sta dall’altra parte dello schermo.

Contatto fisico e distanza interpersonale: le differenze culturali

Con la comunicazione interculturale impari ben presto che il linguaggio del corpo varia a seconda delle culture. Oltre ad aspetti come la gestualità, la mimica e la postura, le differenze culturali si riflettono anche nella distanza fra due o più interlocutori e nel contatto fisico.

In genere la distanza interpersonale è maggiore quando non c’è confidenza o intimità. In un rapporto professionale la distanza fra due persone aumenta in virtù del contesto formale in cui si trovano gli interlocutori.

Ma il contatto è spesso inevitabile in molte culture asiatiche e in grandi città densamente popolate. Ad esempio, la distanza interpersonale è ridotta o quasi assente sui mezzi pubblici e non è diffusa la tendenza a scusarsi o a chiedere permesso, come invece fanno gli inglesi.

Ricordo che tempo fa, mentre visitavo i Musei Vaticani, mi capitò di osservare le differenze culturali proprio in una situazione di questo tipo: un cinese mi spintonò proseguendo nella sua direzione, mentre un inglese si scusò mentre mi superava senza neppure avermi sfiorato.

Per quanto il primo possa avermi infastidito, è importante non far scattare questo giudizio che, in virtù del nostro filtro culturale, sarebbe automatico: il primo visitatore è stato un maleducato, il secondo una persona cortese. Senza dubbio non bisogna generalizzare, ma ricorda che emettere giudizi sulle differenze culturali è una dimostrazione di ignoranza.

Inoltre il contatto fisico è più diffuso nella cultura araba, in quella brasiliana e nelle culture latinoamericane piuttosto che in quelle occidentali.

Invece nella cultura indiana si tende a evitare il contatto fisico tra uomini e donne, in quanto il rapporto fra i sessi è soggetto a convenzioni piuttosto rigide. Pertanto uomini e donne non si sfiorano in pubblico e nei contesti formali si mantiene una maggiore distanza.

E a te è mai capitato di osservare le differenze culturali di questo tipo?

3 capacità (non linguistiche) per comunicare con un’altra cultura

La comunicazione interculturale è alla portata di tutti?
Per rispondere a questa domanda, ho individuato tre requisiti necessari per comunicare efficacemente con un’altra cultura.

Si tratta di aspetti che vanno al di là delle lingue. Se non hai ottime competenze linguistiche, non è detto che tu non sappia comunicare con un potenziale cliente straniero, perché l’aspetto linguistico non è l’unico che influisce sulla comunicazione.

Infatti, anche se non conosci la lingua del tuo interlocutore straniero, puoi farti affiancare da un interprete professionista che ti permetterà di superare le barriere linguistiche. E tu puoi concentrarti su altri aspetti, come la comunicazione non verbale e il linguaggio del corpo, per conquistare il potenziale cliente o partner d’affari di un’altra cultura.

L’atteggiamento essenziale per una comunicazione interculturale efficace è la curiosità: rispettare l’interlocutore, mostrare apertura e tolleranza nei suoi confronti e non giudicare le differenze culturali.
Inoltre esistono altri elementi che dimostrano la tua capacità di interagire con un interlocutore straniero.

Questi sono i requisiti indispensabili per comunicare con un’altra cultura:

1. Capacità relazionali
Ti piace interagire con persone di un’altra cultura? Oppure ti senti a disagio a causa delle differenze culturali, nonché di quelle linguistiche?
Sono domande che ti devi porre per capire se relazionarti con l’interlocutore straniero suscita il tuo interesse e un desiderio di scoperta, fa risvegliare un diverso tipo di coinvolgimento, oppure scatena sensazioni di imbarazzo e difficoltà che inibiscono qualsiasi tentativo di interazione.

2. Empatia
L’empatia non è una qualità che riguarda soltanto la comunicazione con un interlocutore straniero, bensì con una persona qualsiasi.
Riesci a metterti nei panni dell’altro? Chiediti se sei in grado di guardare la realtà con occhi diversi, uscendo dal tuo solito orizzonte di pensiero, e immaginare la situazione dalla prospettiva dell’altro.

3. Adattabilità
Sei in grado di tollerare l’ambiguità, l’incertezza e l’imprevisto in uno scambio interculturale?
Devi adattare il tuo comportamento alle esigenze del momento e avere un atteggiamento flessibile, analizzando le reazioni della controparte e adeguando il tuo atteggiamento.

Se non possiedi queste capacità, niente panico: è possibile svilupparle e migliorarle col tempo.
Occorrono studio, tramite la lettura approfondita di pubblicazioni, articoli e guide, e tanta pratica, che puoi acquisire lavorando all’estero o in contatto con colleghi e clienti di un’altra nazionalità.

Non giudicare sbagliato ciò che non conosci, prendi l’occasione per comprendere.
Pablo Picasso

Cosa regalare e non regalare a un cliente o collega straniero

Mancano poche settimane a Natale e siamo già in fermento per la caccia al regalo. E non pensiamo solo a cosa regalare a parenti e amici, ma anche a colleghi o clienti, vero?

Allora vorrei soffermarmi su alcune buone norme internazionali che riguardano i regali. Magari stai pensando di non scrivere un semplice biglietto di auguri a un cliente o collega di un’altra nazionalità, vorresti regalargli qualcosa, ma hai una serie di dubbi. Del resto è già difficile scegliere un bel regalo per una persona cara, quindi come si fa a capire qual è il regalo più adatto a una persona di un’altra cultura?

Bisogna tenere presente le consuetudini perché il modo di offrire e ricevere un regalo, nonché l’oggetto stesso da regalare, cambia a seconda della cultura.

Per evitare di mettere a disagio l’interlocutore e fare regali inopportuni che possono creare imbarazzo a entrambe le parti, sarebbe meglio avere competenze di comunicazione interculturale così da avere una certa familiarità con le usanze di ciascuna cultura.

Vuoi spedire un regalo a un collega o cliente straniero che vive in un’altra parte del mondo? Ricorda queste norme di etichetta che possono davvero fare la differenza!

Un regalo costoso non è benaccetto nel rapporto d’affari con un inglese.
Non inserire mai il biglietto da visita nel regalo offerto a un francese. Scegli un regalo di qualità e confezionato con cura.
Un tedesco gradisce oggetti per l’ufficio. Devi evitare accessori o profumi, perché sono considerati troppo personali.
Regalare oggetti stravaganti mette a disagio uno spagnolo. Scegli un regalo ben confezionato.
Evita di fare doni troppo personali a un americano.
Il russo apprezza i regali locali. Gli uomini gradiscono molto gli alcolici, soprattutto se forti e caratteristici del Paese d’origine.
Non regalare mai alcolici a un arabo.
Il nero e il bianco sono considerati colori nefasti da un indiano. Evita di usarli per la confezione del regalo.
Non regalare un orologio a un cinese. L’orologio è un memento mori che evoca il trascorrere inesorabile della vita. Inoltre evita il colore bianco, anch’esso associato alla morte.
Il regalo è un elemento fondamentale nel rapporto d’affari con un giapponese. Vengono soprattutto apprezzati i regali caratteristici del Paese d’origine e di modesto valore economico.

E ora forza, corri a scegliere cosa regalare!

Abbigliamento e differenze culturali

Sai bene che l’abbigliamento ha un ruolo importante nelle impressioni che suscitiamo nell’altro. Ma non solo: bisogna prestare particolare attenzione all’abbigliamento soprattutto quando interagiamo con un interlocutore straniero in un contesto professionale.

Infatti le differenze culturali non riguardano soltanto aspetti come gli stili comunicativi, il linguaggio del corpo e la concezione del tempo, ma anche ciò che caratterizza l’abbigliamento formale, che è richiesto in occasione di fiere, trattative di lavoro e incontri d’affari.

L’abbigliamento formale di un uomo è costituito da camicia, pantaloni, giacca e cravatta. Invece la donna indossa uno dei simboli dell’eleganza femminile: un tailleur con gonna o pantaloni.

Tuttavia, esistono differenze culturali relative all’abbigliamento formale persino tra le culture occidentali. Ad esempio, l’abito formale di un americano è di un unico colore (nero, grigio o blu) e non può essere spezzato, con giacca e pantaloni di colori diversi, a differenza della consuetudine italiana.

L’abito spezzato non è formale neppure per un giapponese e un cinese. Per un cinese l’abito formale è sempre scuro con camicia bianca.

Le culture emergenti (e la Cina in particolare) non apprezzano il jeans indossato da un europeo, anche elegante e griffato, che è sempre associato a un contesto informale e non professionale. Eppure molti si ostinano a indossare il jeans in situazioni formali di carattere multiculturale, tutt’altro che consapevoli della brutta impressione suscitata.

Dovremmo invece e ricordare che possiamo comunicare e mostrare rispetto nei confronti dell’interlocutore straniero anche in base a come ci vestiamo.

E ora dimmi: in passato hai fatto caso al ruolo fondamentale dell’abbigliamento in un contesto multiculturale? Se hai qualche aneddoto a tale proposito, potresti raccontarlo nei commenti.

Ti andrebbe di scoprire altre curiosità sulle differenze culturali relative all’abbigliamento?
Ho approfondito questo aspetto ne La tua Guida Pratica alla Comunicazione Interculturale, che è disponibile a prezzo ridotto fino al 31 ottobre 2015.

Allora forza, aspetto una tua email. ♥

Ma è vero che sorridiamo tutti nella stessa lingua?

“Everyone smiles in the same language” (cioè “tutti sorridono nella stessa lingua”) è una celebre frase molto diffusa sui social network, in grado di ispirare e suscitare la condivisione generale.
Del resto il sorriso è uno strumento molto potente che comunica disponibilità, accoglienza, apertura nei confronti dell’altro.

Di fronte a un sorriso ci sentiamo subito a nostro agio e percepiamo istintivamente di essere accettati.

Ma è proprio vero che sorridiamo tutti nella stessa lingua?

Non è detto. Perché anche il sorriso è un’espressione delle differenze culturali.

Così come la mimica, lo sguardo e la gestualità, il sorriso manifesta un significato che non sempre corrisponde a quello che gli attribuiamo.
Ad esempio, nella cultura asiatica il sorriso non comunica necessariamente accordo e assenso. Talvolta il sorriso di un giapponese o di un cinese può significare disagio o imbarazzo (come ho avuto modo di apprendere a Pechino).

In questo caso l’interlocutore sorride perché, secondo la sua impostazione culturale, non bisogna esprimere apertamente il dissenso o l’incomprensione, bensì manifestarlo con un sorriso.
Oppure il sorriso è una reazione che comunica il disagio che la persona sta vivendo in un determinato momento, ma rischia di essere frainteso con il significato opposto, perché siamo abituati a interpretare un sorriso come emblema di felicità e benessere.

Allora cosa dobbiamo fare?
Dobbiamo semplicemente essere consapevoli che, a seconda della cultura, il sorriso può avere un significato diverso da quello che gli attribuiremmo in modo istintivo, quindi avere delle competenze relative alla comunicazione interculturale può essere d’aiuto.

Il contesto ha un ruolo fondamentale per evitare malintesi ed equivoci che possono compromettere un rapporto interpersonale o di lavoro anche a causa di un sorriso interpretato in modo errato.
Il segreto è imparare ad andare oltre la nostra prospettiva culturale e affidarci al contesto, senza dimenticare che il linguaggio del corpo nel complesso può aiutarci a interpretare correttamente un sorriso.

In fondo la bellezza di un sorriso è proprio questa: può racchiudere mille significati.

Un sorriso non dura che un istante, ma nel ricordo può essere eterno.
Friedrich von Schiller

Il tempo come fattore interculturale

Il tempo è un aspetto complesso della comunicazione interculturale.
La puntualità e le sue variabili, il multitasking, l’organizzazione rigorosa della scaletta e dell’ordine del giorno: questi elementi cambiano da una cultura all’altra e hanno un peso notevole nelle trattative.

Ad esempio, io sono una persona che non tollera i ritardi. La puntualità è un requisito che ritengo essenziale nei rapporti interpersonali e, a maggior ragione, nel contesto lavorativo.

Quindi conoscere la concezione del tempo tipica di una cultura significa imparare a gestire un fattore delicato ed evitare incomprensioni che influenzano i rapporti professionali.

Il tempo è denaro?

Per gli occidentali, in particolare gli americani, il tempo è denaro: si va dritti al punto, al cuore della questione. In una trattativa non bisogna perdere tempo.
Per i russi il passaggio dai convenevoli ai discorsi di lavoro è proposto da chi occupa la posizione gerarchica più elevata.
Per molte culture orientali e latinoamericane è invece indispensabile lasciare spazio ai convenevoli prima di andare al punto.
Anche gli indiani e i nordafricani considerano i convenevoli come una dimostrazione di rispetto e interesse reciproco. Quindi se l’occidentale va dritto al punto, il nordafricano, l’asiatico e il latinoamericano avvertono questo approccio come un’offesa.

Come vedi, la situazione è decisamente ricca di spunti.

Ti piacerebbe approfondire l’argomento?

La gestione del tempo è un aspetto che ho approfondito ne La tua Guida Pratica alla Comunicazione Interculturale.

Hai ancora un paio di giorni di tempo per avere La tua Guida Pratica alla Comunicazione Interculturale a prezzo scontato. Che ne diresti di approfittarne subito?

Comunicazione interculturale: non fare questa gaffe!

Mi occupo di comunicazione interculturale, quindi non posso fare a meno di osservare il linguaggio del corpo che rivela così tanto della persona che ho di fronte.

E benché essere consapevoli di ciò che comunichiamo con il corpo sia un aspetto importante delle nostre relazioni, questa consapevolezza diventa cruciale nel contesto professionale soprattutto quando interagiamo con un’altra cultura.

Un’espressione del viso, un gesto, la postura assumono significati profondamente diversi nelle varie culture. E se non ne siamo consapevoli, rischiamo di commettere gaffe ed errori imbarazzanti che possono anche compromettere la trattativa con il potenziale partner o cliente straniero.

Questo è un caso eclatante che ho segnalato ne La tua Guida Pratica alla Comunicazione Interculturale: una visita ufficiale del premier Renzi negli Emirati Arabi che risale a gennaio 2015.
Nella guida ho scritto:

[…] non bisogna incrociare o accavallare le gambe quando si interagisce con un arabo. Mostrare la suola delle scarpe indica disprezzo e comunica un insulto alla cultura araba.

Ora guarda l’immagine qui sopra tratta dalla guida. ↑

Capisco che siamo abituati ad accavallare le gambe e lo facciamo quasi senza farci caso, ma qui si tratta di una vera e propria gaffe.
Dobbiamo dimostrare di conoscere i valori culturali di chi abbiamo di fronte e rispettare la diversità. In particolare quando siamo in un altro Paese.

Per questo insisto sull’importanza delle competenze della comunicazione interculturale.

Non tutti sono in grado di parlare fluentemente l’inglese – ecco perché esistono gli interpreti professionisti che ti possono affiancare – ma acquisire tali competenze interculturali, che vanno oltre la lingua, è alla portata di tutti, anche di un imprenditore che non conosce le lingue straniere.

Mi piacerebbe aiutarti nel mio piccolo. Ed è per questo che ho scritto La tua Guida Pratica alla Comunicazione Interculturale.

Coraggio! Aspetto una tua mail e la guida sarà tua.

La mia esperienza al Cosmoprof 2015

Si è appena conclusa la mia straordinaria esperienza al Cosmoprof 2015 di Bologna in veste di interprete. E sono decisamente soddisfatta dell’esito della manifestazione anche nel mio piccolo.

Dal 19 al 23 marzo ho lavorato come interprete sia al Cosmoprof, l’evento internazionale della Cosmesi, che al Cosmopack, la fiera dedicata alla filiera produttiva dell’industria cosmetica.

I risultati generali della manifestazione fieristica si sono rivelati al di sopra delle aspettative, con un aumento di visitatori stranieri del 30% rispetto allo scorso anno.

E anche nel mio piccolo questa esperienza al Cosmoprof è stata ricca di stimoli, novità, incontri e soddisfazione sia sul piano professionale che su quello umano.

Questi sono i punti salienti della mia esperienza al Cosmoprof 2015:

Uscire dalla cosiddetta comfort zone è importante.
Anche se lavorare come traduttrice freelance è una scelta di vita appagante, spesso bisogna lasciare la postazione quotidiana per vivere nuove esperienze, vedere nuovi posti e lavorare in un contesto diverso e, proprio per questo, molto stimolante.
Lavorare come interprete in questi giorni mi ha dato la possibilità di interagire con tante culture diverse, utilizzando le mie tre lingue di lavoro con interlocutori stranieri provenienti da ogni parte del mondo. Ad esempio, nell’arco di pochi minuti siamo passati dalla trattativa inglese <> italiano in presenza di un potenziale partner pakistano alla trattativa francese <> italiano con due francesi, per poi tornare all’inglese con l’imprenditore coreano… Insomma, un viaggio linguistico e culturale incessante che ho semplicemente adorato.
Stabilire nuovi contatti, scambiare i biglietti da visita e “sensibilizzare” il profano alla figura del traduttore, che non è solo una professione del settore editoriale (sì, mi hanno anche chiesto se traduco libri…).
Consolidare i rapporti professionali e umani con i clienti.
Oltre a conoscere nuove persone, questa esperienza si è rivelata eccezionale anche grazie alle persone con cui ho lavorato. Perché talvolta capita di fornire un servizio a un cliente con cui magari non c’è una particolare intesa sul piano umano e il rapporto si esaurisce con la prestazione professionale.
In questo caso, invece, ho avuto la fortuna di lavorare con persone che stimo, ammiro e rispetto e con le quali ho potuto condividere un’esperienza gratificante.

Se i giorni di Cosmoprof 2015 sono stati magnifici, è soprattutto grazie a loro.

Comunicazione interculturale: la tua guida pratica!

Qualche settimana fa avevo detto che stavo lavorando a un nuovo progetto previsto per la primavera. E il giorno atteso è finalmente arrivato!

Oggi ti presento La tua Guida Pratica alla Comunicazione Interculturale, un testo chiaro e utile per interagire in modo impeccabile con le altre culture.

La guida è finalizzata a fornirti le conoscenze indispensabili per conquistare clienti esteri, partner stranieri e migliorare il tuo approccio interculturale al di là delle barriere linguistiche.

Infatti questa guida è rivolta non solo ai professionisti delle lingue straniere, ma anche agli imprenditori con poche conoscenze linguistiche.

E sai perché?
Perché ne La tua Guida Pratica alla Comunicazione Interculturale troverai suggerimenti e indicazioni pratiche per utilizzare al meglio il linguaggio del corpo e scoprire cosa comunichi in modo inconsapevole, nonché conoscere il diverso significato culturale di gesti, postura, sguardo e tanto altro, evitando brutte figure e facendo un’ottima impressione sul tuo interlocutore straniero.

Il passo successivo? Conquistarlo nella trattativa commerciale mostrando di conoscere:

il modo più opportuno per gestire i tempi di lavoro (perché anche il tempo è un fattore influenzato dalla cultura);
gli stili comunicativi (il ruolo del silenzio, le domande chiuse, le interruzioni nella conversazione…).

E poi potrai apprendere le regole fondamentali da rispettare a tavola durante un pranzo o una cena di lavoro con il potenziale cliente estero, perché le buone norme cambiano a seconda delle culture.

La tua Guida Pratica alla Comunicazione Interculturale è un valido strumento se ad esempio partecipi a fiere di settore, come Cosmoprof o l’imminente Expo2015.
Ti invito quindi ad approfittarne, dato che puoi acquistarla a tariffa ridotta fino al 30 aprile!
Oppure puoi utilizzare la guida per ragioni personali, come bagaglio di conoscenze da mettere in pratica quando viaggi all’estero anche per motivi che esulano dal lavoro.

Per saperne di più, scoprire se la guida fa per te e leggere un’anteprima, ti invito a consultare l’apposita pagina qui sul sito!

Arricchiamoci delle nostre reciproche differenze.
Paul Valéry